Budget prévisionnel et recherche de financement

Certains créateurs ont parfois tendance à privilégier l’aspect pédagogique de leur école au détriment de l’aspect financier. Or ce dernier est tout aussi important au regard de la pérennité de votre école.

1. Les questions à se poser

Il faut se poser les bonnes questions avant de se lancer dans l’aventure pédagogique ET financière !

  • À qui s’adresse votre école ?
  • Quelle doit être sa taille, comment va-t-elle évoluer dans le temps ?
  • Quels sont les objectifs et attentes de vos futures familles ?
  • Quel est leur budget ?
  • Quels canaux de communication utiliser pour les toucher ?
  • De quelle manière pouvez-vous vous démarquer des autres établissements ?
  • Quelle valeur ajoutée apporterez-vous aux élèves ?
  • Votre marché est-il suffisamment large pour que votre école s’y implante,  s’y  développe ?
  • Quelles sont les ressources matérielles et humaines dont vous avez besoin pour démarrer et pour vous développer ?

Les réponses à toutes ces questions (et tant d’autres) doivent se trouver dans votre business plan.

2. Le Business plan

Pour présenter votre projet d’école, le business plan est le document-phare à communiquer à vos partenaires financiers potentiels, vos banquiers et vos donateurs notamment.

A partir de vos éléments chiffrés, ils seront à même d’évaluer l’opportunité de financer la création et/ou la croissance de votre établissement scolaire.

Votre business plan peut contenir les éléments suivants :

  1. La présentation des porteurs de projets et le choix de votre statut juridique ;
  2. La description de votre projet et de son historique, y compris la charte de l’établissement ;
  3. L’ « étude du marché » générale des écoles indépendantes : conjoncture actuelle, analyse concurrentielle, tendances des années à venir ;
  4. Votre étude de marché spécifique : principaux besoins à satisfaire sur le plan local, étude de la concurrence, nombre de familles potentiellement intéressées, critères de choix des familles, possibilité de trouver des locaux, des enseignants, un directeur. Liens avec d’autres établissements (en amont ou en aval) ;
  5. Stratégie marketing : connaissance des premières familles qui viendront dans votre établissement, prestations proposées pour accroître l’attractivité et se démarquer de la concurrence, clients à cibler en priorité, politique tarifaire, moyens de communication pour assurer votre visibilité, techniques utilisées pour développer votre école ;
  6. Moyens humains et matériels dont vous disposez et disposerez ;
  7. Budget prévisionnel à 5 ans ;
  8. Documents annexes.

Remarques :

L’étude de marché : elle est plus ou moins élaborée selon vos moyens, vous pouvez la faire par vous-même éventuellement. Il faut pouvoir constater que vous êtes attendu, en quelque sorte. Votre école doit en effet impérativement correspondre à un besoin de marché dans le bassin où vous souhaitez l’implanter. La concurrence ne doit pas se trouver sur le même créneau que vous sauf si elle croule sous la demande.

La stratégie Marketing : elle consiste à répondre à la question : comment vais-je rencontrer et attirer les familles susceptibles de mettre leurs enfants dans mon école. Elle passe bien sûr par une politique tarifaire et éventuellement des aides sociales à mettre en place. Vous pouvez aussi adapter les caractéristiques de votre offre pour la rendre plus attractive. Une initiation à l’anglais, des cours de théâtre, une chorale, un atelier de sculpture, etc. sont toujours très appréciés des parents. Pensez aussi à proposer une garderie le soir.

Un site internet et les réseaux sociaux sont également incontournables pour toute stratégie de communication qui se respecte ! La communication est aujourd’hui une discipline à part entière. Il est souhaitable d’avoir dans l’équipe de créateurs un spécialiste, sinon ne pas hésiter à se faire conseiller.

Une bonne stratégie marketing est un élément clé pour réussir. Elle vous permettra de vous différencier des autres établissements scolaires à proximité du votre et de proposer une offre attrayante répondant aux besoins spécifiques des familles.

Ressources humaines et matérielles. Les salariés seront-ils embauchés à temps plein ou à temps partiel ? Sont-ils faciles à trouver ? Disponibles ? Les écoles sous statut associatif à but non lucratif peuvent aussi compter sur des bénévoles.

3. Focus sur le Budget prévisionnel

Avant de vous lancer, établissez un budget prévisionnel, au minimum sur les trois premières années de votre école et si possible sur 5 ans. D’ailleurs, pour mémoire, vous devez, dans votre dossier de déclaration d’ouverture à déposer au rectorat, indiquer les modalités de financement des trois premières années de votre école.

Il est impératif que ce budget contienne une description précise des recettes et des dépenses que vous prévoyez. Bien entendu, il faut arriver à l’équilibre. Si vous avez une personne expérimentée dans les finances dans votre groupe de travail, c’est elle qui devra prendre la responsabilité de développer ce document d’une importance cruciale.

Il faut s’y atteler bien en amont. Cela vous permettra une visibilité certaine.

Listons d’abord vos dépenses : n’en négligez aucune et balayez tout !

Les plus importantes sont généralement celles relatives aux personnels (sauf bien entendu si vous démarrez en association avec des bénévoles) et aux locaux (sauf bien entendu si vous bénéficiez d’une mise à disposition gratuite de locaux, que vous démarrez dans votre maison, etc.).

Les deux principaux postes de dépenses sont donc :

les salaires et toutes les charges sociales au sens large y afférentes (Urssaf, prévoyance, retraite, mutuelle, santé, formation continue, etc.).

Attention : n’oubliez pas la formation continue dans votre budget. Dès votre premier salarié, vous devez en effet cotiser auprès de votre opérateur de compétences (Akto-Réseau Opcalia). Cette obligation incontournable vous permettra de faire financer les formations de vos personnels et notamment de celles que nous organisons pour les enseignants (lien vers la page de l’ILFM) et pour les directeurs (lien vers la page des formations FPE), ou dans le cadre de la Qualité.

les locaux : loyers, remboursement d’emprunts mais aussi l’eau, l’électricité, le chauffage, les taxes, le ménage, l’entretien, l’assurance.

Mais il ne faut pas oublier toutes les autres dépenses comme par exemple :

– achat /location de matériels et de logiciels : les tables, chaises, le matériel pédagogique (qui peut chiffrer vite pour une école Montessori), les ordinateurs, l’imprimante, la photocopieuse, etc. Essayez de les acheter d’occasion (pour des pistes, voir plus bas), sauf pour l’imprimante qu’il est conseillé de louer. Pour les logiciels, un logiciel comptable en partie double (en freeware, comme CIEL, ou intégré à un logiciel scolaire adapté aux petits établissements, comme Charlemagne) est indispensable à terme. Autant vous en équiper dès le début.

– consommables et abonnements (papeterie, fournitures administratives, fournitures pédagogiques, dépenses alimentaires, téléphone, internet, affranchissement).

Si vous êtes en association fiscalement classée comme non-lucrative, intégrez la TVA car elle ne sera pas récupérable.

Il faut bien distinguer dans votre budget les dépenses d’investissement (ex : immeubles, aménagements, mise aux normes, matériel durable) et les dépenses de fonctionnement (ex : salaires, loyers, entretien, petit matériel et fournitures, sous-traitance).

Et vos recettes ? Elles viendront essentiellement des scolarités que vous recevrez des parents.

ATTENTION : Vous devez impérativement fixer des frais de scolarité réalistes. La fixation de vos premiers frais de scolarité (appelée aussi contribution des familles) mérite toute votre attention.  Les frais de scolarité doivent a minima couvrir les frais incompressibles de votre établissement.

Si vous fixez d’entrée des frais de scolarité trop bas, vous aurez beaucoup de mal à les redresser de manière significative par la suite. Les parents quitteront votre établissement ou y resteront en gardant ancré le sentiment que vous les avez piégés avec des « prix » attractifs la première année.

Cette seule erreur au départ peut provoquer la fermeture anticipée de votre établissement. N’oubliez pas non plus que des tarifs trop bas ne mettront pas les familles en confiance, ni sur la pérennité de l’école, ni sur la qualité de l’enseignement dispensé. Pour autant, n’interprétez pas ce conseil comme une incitation à pratiquer des frais de scolarité élevés.

Encore une fois, déterminez un montant réaliste qui pourra couvrir a minima vos frais fixes : essentiellement salaires, fluides, loyers/emprunts. Nous avons vu trop d’écoles, sous prétexte du caractère familial et amical du contexte de départ, pratiquer des frais de scolarité trop bas et ne jamais s’en remettre.

Vos autres recettes pourront provenir notamment de l’organisation de kermesses, de ventes occasionnelles (ex : sapins de Noël) et, si vous êtes en association et que vous répondez aux critères d’intérêt général, des cotisations de vos adhérents et de dons qui seront défiscalisables. Pour plus de détails sur ce point cliquez ICI.

N’oubliez pas qu’aucune aide publique n’est censée vous être accordée. Même si vous bénéficiez de locaux que vous louez à moindre coût à une mairie par exemple, n’oubliez pas que cet avantage n’est pas forcément pérenne.

Si vous êtes en association, ne comptez pas sur des dons pour assurer la viabilité de votre école : c’est l’erreur à ne pas commettre. Les dons vous aident à mieux vivre et à financer les réductions de scolarité à caractère social mais pas à vivre. Et n’oubliez pas que l’Etat interdit la défiscalisation des scolarités : s’appuyer sur des dons défiscalisés pour proposer des frais de scolarité en-dessous du prix de revient minimal revient à défiscaliser une partie des scolarités.

Faire des campagnes d’appel à dons ne s’improvise pas. Hello Asso vous propose gratuitement ses services.

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